タスクを上手に管理して仕事が早い人になろう
こんにちは！モアイです。
会社に勤めている人の中で、何かしらの「専門家」はどれほど存在するでしょうか。
専門家とは、ある技術や知識に特化している人のことです。
何か自分に特別な技術や知識があればいいのですが、一般的な会社員においては、そうではない人が大半だと思います。（もちろん私もです）
よって、専門家ではない大抵の人は、いろいろな業務をこなす必要があるのです。
例えば、営業であれば、仕事は営業をして売り上げを上げることですが、社内用の報告書を作成したり、部下の教育、交通費の申請、社内の会議に参加、議事録作成、他雑務…等、直接「売上を上げる」ことではない業務がたくさん存在します。
結局まるまる一日、営業活動以外の仕事で終わってしまった！ということもなくはないですよね。
このように、いろいろな業務をする必要がある場合、業務を何から片付けていくか考える必要があります。
その優先順位を間違えると「頼んだあの仕事はまだ？」と上司に思われ、仕事が遅い人になってしまうのです。
今回は、タスクを上手に管理することで、仕事が早い人になる方法を紹介します。
タスクの管理
まず、しなくてはならない仕事を全て洗い出します。
期限も書いておくといいでしょう。
今回は1週間分のタスクを想定して洗い出します。
よって、これは月曜日時点でのタスクリストです。
| タスク | 期限（実施日） | |
| 1 | A社向け資料作成 | 3/19(金) |
| 2 | 売り上げ一覧更新 | 定型業務 |
| 3 | 請求書出力 | 3/19(金) |
| 4 | 郵便局に行く | 3/19(金) |
火曜日、水曜日…と、タスクが増えるごとに追加していきます。
| タスク | 期限（実施日） | |
| 1 | A社向け資料作成 | 3/19(金) |
| 2 | 売り上げ一覧更新 | 定型業務 |
| 3 | 請求書出力 | 3/19(金) |
| 4 | 郵便局に行く | 3/19(金) |
| 5 | 打合せ資料出力 | 3/17 AM |
| 6 | B社打合せ | 3/17(水) |
| 7 | 社内打合せ | 3/16(火) |
| 8 | 議事録作成 | 3/16(火) |
そして、完了したものから消していきます。
（今日は木曜日です）
| タスク | 期限（実施日） | |
| 1 | A社向け資料作成 | 3/19(金) |
| 2 | 売り上げ一覧更新 | 定型業務 |
| 3 | 請求書出力 | 3/19(金) |
| 4 | 郵便局に行く | 3/19(金) |
| 5 | 打合せ資料出力 | 3/17 AM |
| 6 | B社打合せ | 3/17(水) |
| 7 | 社内打合せ | 3/16(火) |
| 8 | 議事録作成 | 3/16(火) |
なんか仕事が片付いた感がありますね。
しかし、あれ？A社向け資料がこのままだと終わらないな…？ということに気が付きます。焦ります。
A社の資料作成は、合間に手を付けて、まだまだ途中の段階です。
どうすればよかったのでしょうか。
優先順位を間違えるとこうなる
A社向け資料の期限を目の前にして、間に合わなさそうなことに気が付きました。
A社向けの資料作成は、先週末に上司に指示されていた仕事です。
もちろん忘れていたわけではないのですが、タスクの割り込みによって仕事をするタイミングがずれこんでしまったのです。
きっと、上司は、もう木曜日だけど大丈夫かな？進捗どうなってるかな？と気にしているでしょう。
となると、A社資料作成について、全く報告のない状態であるあなたに対して、「仕事が進んでいない＝仕事が遅い」という印象を抱くことになってしまいます。
決してサボっていたわけではないのに、理不尽ですよね。
現状、このような状態（間に合わない）になっている原因は、優先順位を間違えたことによります。
優先順位の付け方
では、どのように優先順をつければよかったのか考えましょう。
このタスクの中で、時間がかかるタスクに★マークを付けました。
また、打合せや会議など、相手がいるタスクに●を付けました。
| タスク | 期限（実施日） | |
| 1 | A社向け資料作成★ | 3/19(金) |
| 2 | 売り上げ一覧更新 | 定型業務 |
| 3 | 請求書出力 | 3/19(金) |
| 4 | 郵便局に行く | 3/19(金) |
| 5 | 打合せ資料出力 | 3/17 AM |
| 6 | B社打合せ● | 3/17(水) |
| 7 | 社内打合せ● | 3/16(火) |
| 8 | 議事録作成★ | 3/16(火) |
すると、所謂「小物タスク」が浮かび上がります。（マークがないもの）
これらは、期限までに頃合いを見てさっさと片付ければいいのです。
そして、早く手を付けた方がよさそうなタスクもなんとなく浮かび上がります。
それが★マークをつけた2つなので、このうちどちらを優先すべきか考えます。
議事録の作成とは、一般的に早ければ早いほどいいものであるため、本来であれば打合せが終わってすぐのタイミングで作成するべきです。
しかし、今週はA社向け資料作成を片付けなければなりません。
今回の場合、社内打合せの議事録作成であるため、優先順位を下げてもかまいません。
できれば、打合せ参加メンバーに、今回の議事録の発信は遅れる旨を伝えておきましょう。
ゆえに、今回の例で考えると、議事録作成よりもA社向け資料作成の方が優先順位が高くなります。
したがって、A社向け資料作成に先に取り掛かるということになります。
もし議事録作成が社外に対するものであった場合、この場合は上司にどちらを優先すべきか確認しましょう。
優先順位を付けるコツ
基本的に、優先順位は「緊急度（期限）と重要度の兼ね合い」で決めます。
よって、仕事を指示されたら、絶対に具体的な期限を確認しておきましょう。
いつでもいいと言われる場合も少なくないですが、雑務でない限り、絶対に具体的な期限は確認するべきです。
期限が短いものは緊急が高いものとすると、基本的には緊急度の高いものから優先順位が高くなります。
この図のうち、タスクがどのグループにあたるかで、優先順位を決めることができます。
（図：タスクの優先順位グループ）
仕事が早い人になろう
仕事が遅い人（厳密には遅いように見えてしまう人）は、タスクの優先順位の付け方を間違っている可能性があります。
もし、ちゃんと仕事がやっているのに上司の反応が何か良くないと感じる場合は、これに当てはまってしまってるかもしれません。
上手にタスク管理をして、仕事をスムーズに進めましょう。
ここまで読んでいただきありがとうございました！
